A importância da organização para as empresas

Blocos de construção de brinquedo espalhados
Imagem de Thaliesin por Pixabay

 

A organização é fundamental para todas as empresas, independente do porte, pois todas elas possuem áreas que estão conectadas por diversos tipos de processos.

Vamos imaginar que a área de produção está precisando contratar mais uma pessoa devido ao aumento de pedidos.

Olhando a cadeia como um todo, vendas realizou um bom serviço, vendeu muito, consequentemente aumentou a demanda da produção, dessa forma, a área de suprimentos precisa comprar mais matéria prima para produzir os pedidos e a produção solicita ao RH que contrate mais uma pessoa para poder dar conta de todas as entregas.

Depois disso, o financeiro é acionado para verificação do orçamento e assim é tomada a decisão de contração do novo funcionário.

Quando as empresas possuem processos claros e definidos, o dia a dia se torna organizado e a comunicação interna flui naturalmente.

Cada um sabe o seu papel dentro do todo e isso gera comprometimento e senso de responsabilidade.

Quando a equipe está alinhada, os conflitos e o retrabalho diminuem, tornando o clima organizacional agradável e leve, porém, nem todas as organizações são assim.

Não é fácil organizar processos, pois precisa de dedicação, tempo e comprometimento de todos, mas se todos abraçarem o projeto, o ganho é enorme, por isso, deixo aqui algumas dicas para quem quer começar a organizar a empresa ou até mesmo um departamento:

1º Passo: escreva quais são as principais área da empresa e agende uma reunião com os responsáveis. Apresente para eles a sua ideia e leve um modelo de descrição de processos, seja em formato de texto ou fluxograma.

2º Passo: realize reuniões individuais com os líderes das áreas para entender quais são os principais processos e quem são as pessoas que conhecem o início meio e fim de todos eles.

3º Passo: faça um cronograma para se organizar e estabeleça a sequência do trabalho.

4º Passo: entenda com cada funcionário como que funciona o fluxo e passe tudo para o papel. Ao finalizar, valide cada ponto.

5º Passo: deixe os arquivos disponíveis para todos e lembre-se de atualizar os fluxos quando necessário.

Ao final deste trabalho, você terá todos os processos da empresa ou da área mapeados, formalizados e padronizados, facilitando assim o alinhamento das equipes e clareza das responsabilidades de cada um.

Se você está começando em um trabalho novo, a dica que deixo é: assim que receber as tarefas, anote tudo e crie seus fluxos de trabalho. Isso demonstrará que você é uma pessoa organizada e fará com que você aprenda mais rápido o que estão te passando e quando chegar a hora de pôr a mão na massa, você se sentirá mais preparado e seguro!

Lívia Netto

 

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